2024年1月1日から施行される電子帳簿保存法についての対応

2023年12月24日

YU-ZUルーム 会計担当

12月8日開催の運営委員会で承認されたとおり、首記法律につき以下の通り対応します。
AAA: 保存法の概要と対応
保存対象とされている3区分に対して以下のとおり対応する。
【区分1】電子帳簿等保存（実施は任意）
規定：電子的に作成した帳簿・書類（仕訳帳、P/L、B/Sなど）を電子的に保存する。
対応：現在運用中のJDL内の帳簿・書類以外については実施しない。
【区分2】スキャナ保存（実施は任意）
規定：紙で作成、受領した発注書、領収書などをスキャナで電子化して保存する。
対応：実施しない。
【区分3】電子取引（実施しなければならない）
規定1： 電子的手段にて受発注される際に送付・受信される見積書、発注書、領収書、請求書などは

電子的に保存（例えばPCのフォルダー、クラウド）にする必要がある。
対応1：実施する。
規定2：保存の際は、偽造防止のため認定機関が発行する「タイムスタンプ」を付与する（有料
サービス）、もしくは偽造防止を担保する「事務処理規定」を制定する必要がある。
対応2：実施する。ただし、タイムスタンプサービスは使用せず、事務処理規定を制定する
規定3：ファイル一覧リストを作成、検索可能なファイル名で「管理フォルダ」に格納する必要あり。
対応3：実施する
BBB: 実施開始日
2024年1月1日以降の受発注に適用する。
CCC: 偽造防止を担保する事務処理規定
「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」による。
DDD: 具体的手順
(D-1) 発注者は書類（発注書、請求書、領収書）を電子的に入手のこと。電子的入手とは相手先から電子
的書類入手（メールへの添付）、相手先のホームページからのダウンロード、スクリーンショットによる

ものとする。すべての書類には発行日が記載されていること。
(D-2)発注者は電子的に入手した書類をメールにて会計担当に送付する。
送付先のメールアドレスは下記2箇所とする。
yu-zuxxxxxx@xxxxx.jp
xxxxxx@xxxxxxxx.ne.jp （会計担当）
(D-3)会計担当は受信書類を検索可能なファイル名にリネーム、管理リストに入力、フォルダに格納する。
検索可能なファイル名は例えば「Amazon_書類発行日_金額.pdf」とし、フォルダは会計用PC内に作成
する。
(D-4) 発注者の精算処理は従来同様とし、ハードコピーを会計に渡して処理する。
【参考】 YU-ZUルームにおいての受発注実績のある取引での帳簿は下記のとおり。
(1) アスクル発注はFAX、請求書は紙でくる。【対応不要】
(2) メイラクはHPにて発注 、請求書は紙でくる。【対応必要】発注書
(3) 湘南コーヒーは電話にて発注、請求書は紙でくる。【対応不要】
(4) PC経由での発注（Amazon、プリントパックなど）
発注はホームページへの入力、請求書、領収書はホームページからダウンロードしている。

【対応必要】発注書、請求書、領収書

 

　YU-ZUルームの諸規定の中に「個人情報保護方針」というページがあり、その扱いを少し議論しました。担当窓口の名前が記載されていますが、実際問題として形骸化しており、連絡先E-Mailアドレスも使われていないものが掲載されているという実態でした。

　このホームページには、あらかじめソフトウエア側で準備された「プライバシーポリシー」があったので、そのまま使っていました。両者の内容を比べると、かなり趣が異なりますので、「個人情報保護方針」と「プライバシーポリシー」にどんな違いがあるかチョット調べてみました。下記がわかりやすい説明でしたので、引用します。

---

「個人情報保護方針は、企業や団体が個人情報を管理する際の基本方針であり、全ての社員や関係者が遵守すべきルールを示しています。 一方、プライバシーポリシーは、サービスの利用者に向けたものであり、企業や団体が収集する個人情報について、どのように利用されるかを説明しています。」　　引用先はここ

---

　この説明はとても適切で、当ホームページのプライバシーポリシーはそのような趣旨で書かれています。このページの最下部にリンクがありますのでご覧ください。

　ボランティアで運営することを決めたのは、6年近く前にこの施設を立ち上げる準備を進めた方々だそうです。当時は「小和田地区まちぢから協議会」のメンバー（小和田地区6自治会の方々）で部会を立ち上げて、何度も何度も会議を重ねた結果、ボランティアが運営する「一般社団法人辻堂西口YU-ZUルーム」が設立されました。ある企業から「地元の方々の交流の場として」ということで茅ヶ崎市に寄付されましたが、市には予算がないからと言って、無償で「一般社団法人辻堂西口YU-ZUルーム」に運営をゆだねたことになります。

　最初のブログにも書きましたが、あれから約6年経過し、ボランティアの高齢化が進んでいます。小和田地区6自治会で支えるという方針でしたが、結果的には一番の地元となる規模の小さな「赤松自治会」の住人が、大きな負担を背負いながら運営しています。他の大きな自治会の方々は、初期の理念は忘れ去り、ボランティアとしての参加は少数にすぎません。

　つづり始めると愚痴ばかりな管理人でした。

 

　当サイトの管理者の独り言をつづります。

　YU-ZUルームができて早くも５年経過し、もうすぐ丸６年を迎えます。その間にいろいろな出来事があり、紆余曲折しながら「ボランティア」のみで運営を続けてきています。とは言いながら、設立時からやや高齢のボランティアの方が目立ち、現在では70代を超える方が多くなっており、「今後の運営が心配」と皆が感じています。

　設立された経緯は別途記してあるので、ここでは触れませんが、地元の方々の施設であり「多世代交流の場」と銘打っています。でも、多世代の交流は難しいところがありそうです。カフェを盛り上げて、皆が集えればいいのかもしれません。

　このような感じで、雑感をつづっていきます。